회의 참석자를 줄이는 기준 — 들어와야 할 사람과 알면 되는 사람

회의 비용은 인원에 비례한다

60분 회의에 8명이 들어가면 실제 소모는 8시간이다. 준비와 전환 시간을 더하면 더 크다.

그런데 인원이 늘어난다고 결정이 좋아지지는 않는다. 오히려 반대 방향의 효과가 있다.

• 발언 기회가 줄어 실제 논의가 얕아진다
• 결정에 필요 없는 의견이 섞인다
• 책임이 분산되어 아무도 주도하지 않는다

관여 수준을 나누기

참석/불참의 이분법 대신 네 단계로 나눈다.

| 수준 | 의미 | 회의 참석 |

|---|---|---|

| 결정 | 최종 판단을 한다 | 필수 |

| 자문 | 결정에 필요한 정보·의견 제공 | 해당 안건만 |

| 실행 | 결정을 실행한다 | 실행 방식 논의 시 |

| 통보 | 결과를 알면 된다 | 불참, 문서로 |

대부분의 참석자는 '통보' 수준이면 충분하다. 이 구분만으로 인원이 절반 이하로 줄어드는 경우가 흔하다.

안건별로 다르게

한 회의에 안건이 여러 개면 안건마다 필요한 사람이 다르다.

```

14:00-14:20 [결정] 배포 요일 — 김, 박, 이

14:20-14:35 [논의] 온보딩 절차 — 김, 최

14:35-14:45 [공유] 장애 조치 — 전원 (문서로 대체 가능)

```

시간을 명시하면 자기 안건에만 참석하는 것이 가능해진다. 앞뒤로 앉아 있는 시간이 사라진다.

"혹시 몰라서" 부르는 경우

가장 흔한 인원 증가 원인이다. 대안은 호출 가능 상태로 두는 것이다.

• 회의 시간에 자리에 있어 달라고만 요청
• 필요하면 그때 부른다
• 대개 부를 일이 없다

처음부터 앉혀두는 것보다 훨씬 싸고, 실제로 필요한 경우도 드물다.

불참자 관리

참석자를 줄이면 반드시 결과 공유가 따라야 한다. 이게 없으면 소외감과 재논의가 생긴다.

공유에 들어갈 것:

• 결정된 것과 근거
• 결정되지 않은 것
• 그 사람에게 영향을 주는 부분

근거가 특히 중요하다. 결정만 통보되면 "왜 그렇게 됐는지" 물어보는 대화가 개별적으로 여러 번 발생한다. 근거가 함께 오면 그 대화가 없다.

정례 회의의 인원

정례 회의는 시간이 지나며 인원이 늘어나는 경향이 있다. 새로 합류한 사람이 추가되고, 나가는 사람은 없기 때문이다.

분기에 한 번 정도 점검한다.

```

지난 분기 동안 이 회의에서 발언한 적 없는 사람은?

그 사람이 없어도 결정에 문제가 없었는가?

```

발언이 없었다면 '통보' 수준으로 옮기고 문서로 대체할 수 있다.

줄인 뒤 확인

인원을 줄인 후 몇 주 뒤 확인한다.

• 결정이 빨라졌는가
• 빠진 사람 쪽에서 문제가 생겼는가
• 결과 공유가 실제로 작동하는가

세 번째가 안 되면 인원을 줄인 이득이 사라진다. 공유 문서가 실제로 읽히는지까지 확인하는 편이 좋다.

최종 수정 2026-08-28